2010年2月11日 星期四

有系統、有條理,工作效能發揮到極致

原文連結

累積7年經驗,歸納筆記6要訣

1.養成習慣:隨手、隨時把工作系統化地記錄下來,是提高工作效率的第一步。黃冠華的筆記習 慣,包括:每天睡前檢查明天該做的事;每周(星期天晚上尤其重要)將本周尚未完成的事項謄寫到下周;每年初先把確定、預期發生的事預先排入,例如固定的月 會、參展、休長假等行程。提前為保留時間彈性,避免重要工作互相排擠。

2.顏色系統:用不同顏色的筆跡表示輕重緩急、上下關係。(1)鉛筆:代表庶務事項。(2) 藍色:自己該做的事。(3)紅色:部屬要向我報告的事。(4)黑色:老闆交待的事,自己需提出報告。(5)綠色:長期計畫,例如環保、企業社會責任等。

黃冠華表示,他已將這套5色筆記術推廣到全公司。當他在筆記本用紅筆(部屬責任)寫下期限時,部屬同時也筆記本用黑色(老闆交待)寫下期限,人人權責分 明,確保在期限前完成工作。

3.修改原則:一般的錯誤可直接塗改,但若是「延遲」「改期」,絕不用橡皮擦或立可白,而是 畫線下拉,在新的期限上再寫一次,提醒自己事情「已經延期」。

4.四大時間:基本上,黃冠華無時無刻都在記錄,但是以下4個時間裡,他一定會檢查筆記本: 每天早上進辦公室時,記下今天要完成的事;中午;下班前分兩次檢查工作是否完成;睡前確認明天要完成的工作。

5.瑣事不記:需要討論、思考、互動的事情才記,太瑣碎、馬上可完成的事就不寫。另外,也可 將「需要動腦」和「無須動腦」的事務交叉排入,讓大腦有機會休息。

6.善用縮寫:善用個人化的縮寫,可加快筆記速度。小訣竅是「統一把縮寫放在最前面」,如此 可更方便檢索、回顧,例如talk to(與誰單獨面談)、discuss to(數人一起討論)、summit(遞交報告)、check(確認進度)等。

一分一秒都不想浪費,做好自我管理

至於筆記本的「個人管理」部分,則位於筆記的前半與後半區塊。不同於「日曆行程表」每年抽換,「個人管理」的內容會不停累積,並做電腦備份,以防筆記本丟 失。

翻開黃冠華的筆記本,第一頁上還留著他在2003年開始使用時,寫下的人生最高目標:「人要活在進步與快樂中,並且與他人分享。」每當翻開筆記本,他都會 用這句話激勵自己。

筆記本後半部,占比重最大的是「嘉言錄」。7年來,黃冠華一字一句寫下超過1000個名言錦句,成為受邀演講、和同事溝通時的有效幫手。

此外,筆記本後半部還記錄了每當工作出現空檔時,可從事的「free time job」:從短時間可完成的整理名片、收納文件,到需要長時間思考的研發計畫、公司硬體設備改進……等都包含其中。「就連工作中的閒暇時間,我都不想浪 費,可以立刻從筆記中找到該做的事,」黃冠華笑說。

「使用筆記本,最重要是養成習慣,」黃冠華說,其實許多看似微不足道的小細節,若能有系統、有條理地記錄下來,就可以提高個人效率。而將筆記本的功能發揮 到極致,是為了讓自己的工作與生活,每分每秒都能增加價值。

日曆行程表
「日曆行程表」位於筆記本的中間部分,以周為單位,安排每周工作,而當過完一年,黃冠華會把舊年度的紙本保留下來,供回顧檢討之用。他選擇左頁一周7天, 右頁空白可記事的「左周右記事型」版面。左頁簡明記錄當日須完成的工作,右頁的空白版面,可延伸左頁的內容做細部說明,例如重要會議結論、當天需報告的事 項等。
1左周右記事:選擇左頁一周7天,右頁空白可記事的「左周右記事型」版面。
2本周重要工作:通常有1~3件。可用於日後回顧,衡量自己的工作效能,藉以改進。
3本周工作地點:例如台北、上海、武漢、越南、休假……等。用於回顧調整工作比例。
4記錄系統:(1)五色原則:黑色代表老闆交待;紅色是部屬責任;藍色是自己的責任;綠色為 長期計畫;鉛筆則表示庶務事項。另外(2)左公右私:公事記在左邊,私事在右,不混淆。
5記事:左頁簡明記錄當日須完成的工作,右頁空白處可延伸左頁內容做細部說明,例如重要會議 結論、當天需報告的事項……等。

筆記本的第一頁

筆記本的前半與後半區塊,屬於「個人管理」的內容,這是不停累積的成長紀錄,黃冠華會每季更新到個人電腦裡,打字成word檔做備份。筆記本的第一頁,包 括人生最高目標、自我提醒與省思、筆記原則與生活規律等,要求自己養成筆記的習慣。
1人生目標:深思熟慮的結果,用於激勵自己。
2記錄原則與備註:五色原則(見【圖1】),以及提醒自己每周寫下工作重點、周日將未完成事 項搬移到下周。
3生活規律:提醒自己養成良好的生活習慣,固定運動、保持身體健康。
4每日習慣:早上確認工作重點,睡前思考明日該做的事,當天的e-mail當日回……等原 則。
5自我省思與提醒:早用自己的語言,寫下工作的體認與自我成長的期許,有空就看,提醒自己不 要犯相同的錯誤。黃冠華已累積7年,超過300句。

筆記本的後半部

筆記本的後半內容,也是不停累積、成長的紀錄。例如嘉言錄,黃冠華在7年中已新增上千句。此外,也包括吃過的美食、好玩的景點、推薦好書等軟性內容。
1free time job:工作突然產生空檔時可以做的事。分三類:
(1)短時間可完成:私人資料夾文件歸檔、檢查執行事項有無遺漏、整理公司的收信匣、整理辦公桌及書櫃、撰寫工作日誌……等。
(2)公務任務:思考導入CRM計畫、研發結果的經營分析、外語人才培訓計畫……等。
(3)個人成長:包括念EMBA、加強英文口語溝通技巧、了解英文專有名詞……等。
2嘉言錄:記下別人的名言,在生活中,可當做與朋友聊天的話題、msn暱稱。在工作中,演講 時、與同事溝通時,豐富自己的表達力。
不在本頁,但也在筆記本中的內容:
3飯局:向朋友說過「我來約」或「我會去」的飯局,全都記錄在這一頁,承諾過的事一定要做 到,且絕對不會忘記或遲到。
4各地好友名單:出差到香港、上海、美國……各地時,在工作空檔時可以連絡的好友,是出差的 潤滑劑。
5美食、景點、好書清單:吃過的美食、好玩的景點、讀過的好書,可推薦給親朋好友。
反應:

0 意見:

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...